Desvendando a Entregabilidade de E-mails: Guia Completo para Evitar o Spam e Otimizar sua Comunicação

Problemas de entrega de e-mail: Principais causas e soluções

Possíveis causas de problemas de entrega de e-mail e as melhores soluções

Problema de entrega de e-mail 1 – Erros de autenticação de e-mail

O problema:

Os provedores de serviços de e-mail, como o Gmail, agora exigem que os usuários implementem protocolos de autenticação de e-mail para reduzir e-mails de spam, evitar tentativas de phishing e melhorar a entrega de e-mails. Esses protocolos incluem Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) e Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC).

Você deve configurar corretamente os registros SPF, DKIM e DMARC para obter altas taxas de entrega. No entanto, erros durante a configuração podem levar a falhas na entrega. E registros de autenticação mal configurados ou ausentes significam que um servidor de e-mail não pode verificar o endereço IP do remetente ou autenticar a integridade das suas mensagens de e-mail.

Isso resulta em e-mails em quarentena ou rejeitados antes que possam chegar aos destinatários pretendidos.

A solução:

1. Configure os registros SPF e DKIM

Para uma configuração DKIM adequada, certifique-se de que você crie um par de chaves contendo as chaves pública e privada. A chave pública armazenada no registro DKIM deve ser capaz de verificar a assinatura gerada pela chave privada.

Ao configurar o registro SPF pela primeira vez, é recomendável que você comece com a configuração de falha suave. Isso evita que um servidor de e-mail envie e-mails legítimos para a pasta de spam devido a erros de configuração do SPF. Você sempre pode mudar para a configuração de falha grave depois de algum tempo ou depois de atualizar sua lista de endereços IP aprovados para incluir todos os endereços IP e qualquer novo IP de envio.

2. Configure um registro DMARC

DMARC é a diretriz que determina o que acontece com seus e-mails se eles falharem na autenticação de e-mail.

Configure um registro DMARC para ajudar a apontar problemas com seu SPF e DKIM. Esse registro fornece um relatório com informações detalhadas sobre os erros de SPF e DKIM, conforme visto por provedores de caixa de correio como o Yahoo! Mail. Ao entender o relatório DMARC, você pode resolver facilmente os problemas de autenticação de e-mail que afetam a entrega de e-mails.

Problema de entrega de e-mail 2 – Reputação ruim do e-mail

O problema:

Sua reputação de e-mail está diretamente ligada à reputação de seu domínio e IP.

Uma reputação ruim de IP e/ou domínio significa que os servidores de e-mail não confiam em você. Consequentemente, seus e-mails são enviados para a pasta de spam, o que afeta ainda mais a reputação do remetente. Seu endereço IP ou domínio também pode ser colocado na lista negra, resultando no bloqueio de seus e-mails.

No entanto, mesmo campanhas de e-mail bem gerenciadas podem enfrentar desafios de capacidade de entrega, especialmente em determinadas plataformas. Muitas empresas enfrentam problemas com e-mails do Salesforce que vão para o spam devido a regras rígidas de filtragem e preocupações com a reputação do remetente. Monitorar e melhorar a reputação do seu domínio é fundamental para garantir o posicionamento consistente na caixa de entrada.

A solução:

Para melhorar sua reputação e aumentar a capacidade de entrega de e-mails:

1. Aquecimento de IP e domínio

Se você estiver usando um novo endereço IP ou domínio, a prática recomendada é passar por um processo de aquecimento. Comece enviando baixos volumes de e-mail e aumente gradualmente à medida que você adquire confiança no provedor de serviços de e-mail ou no provedor de caixa de correio.

2. Verifique os loops de feedback

A maioria dos provedores de serviços de e-mail oferece esse serviço, no qual você recebe feedback sobre o motivo pelo qual seus e-mails não chegaram à caixa postal do destinatário. Se o seu endereço IP ou domínio não for novo, comece verificando os loops de feedback. Sabendo exatamente o que está afetando a reputação do seu domínio ou IP, fica mais fácil resolver o problema para evitar mais falhas de entrega.

3. Use servidores de e-mail separados

Se você enviar e-mails comerciais e de marketing, é recomendável enviá-los por meio de servidores de e-mail separados. Isso melhorará a reputação do seu IP, reduzindo o volume de e-mails enviados por cada servidor. Isso também aumenta as chances de cada mensagem de e-mail chegar ao destinatário pretendido.

Problema de entrega de e-mail 3 – Endereços de e-mail inválidos

O problema:

Esse é um dos motivos mais simples para a falha na entrega de e-mails. Você pode descobrir que alguns endereços de e-mail da sua lista de e-mails estão com erros de ortografia, expiraram ou simplesmente não existem. Isso é especialmente comum quando você usa uma lista antiga, compra uma lista de e-mails ou deixa de verificar os endereços que inclui na sua lista.

Quando os provedores de caixa de correio não conseguem encontrar o endereço de e-mail para o qual você está enviando, eles retornam o e-mail para você com um relatório de não entrega.

A solução:

1. Limpe sua lista de e-mails

Limpar sua lista de e-mails é a maneira mais fácil de evitar que e-mails sejam devolvidos. Remova todos os endereços de e-mail que não existem ou que não estão mais em uso. Você pode usar um serviço de verificação de e-mail para limpar sua lista de e-mails.

2. Use a dupla aceitação

Ao coletar endereços de e-mail, use a dupla aceitação. Isso significa que, depois que um usuário se inscreve na sua lista de e-mails, ele recebe um e-mail de confirmação. O usuário deve clicar no link de confirmação para ser adicionado à sua lista de e-mails. Isso garante que você tenha apenas endereços de e-mail válidos em sua lista.

Problema de entrega de e-mail 4 – Conteúdo de e-mail de baixa qualidade

O problema:

O conteúdo do seu e-mail pode ser o motivo pelo qual seus e-mails não estão chegando à caixa de entrada. Se o seu e-mail contiver spam, links quebrados ou imagens de baixa qualidade, ele será sinalizado como spam.

A solução:

1. Evite palavras e frases de spam

Evite usar palavras e frases de spam em seu e-mail. Isso inclui palavras como "grátis", "dinheiro", "ganhe" e "oferta". Use um verificador de spam para verificar seu e-mail antes de enviá-lo.

2. Use um design de e-mail responsivo

Use um design de e-mail responsivo que seja otimizado para dispositivos móveis. Isso garantirá que seu e-mail tenha uma boa aparência em todos os dispositivos e que seus destinatários possam lê-lo facilmente.

3. Personalize seus e-mails

Personalize seus e-mails para seus destinatários. Isso significa usar o nome do destinatário no e-mail e enviar conteúdo relevante para ele. Isso aumentará o engajamento e reduzirá as chances de seus e-mails serem sinalizados como spam.

Problema de entrega de e-mail 5 – Baixo engajamento do assinante

O problema:

Se seus assinantes não estiverem abrindo seus e-mails, clicando em seus links ou respondendo a eles, isso pode afetar sua entregabilidade. Os provedores de serviços de e-mail usam o engajamento do assinante como um fator para determinar se seus e-mails devem ser entregues na caixa de entrada ou na pasta de spam.

A solução:

1. Segmente sua lista de e-mails

Segmente sua lista de e-mails para enviar conteúdo relevante para seus assinantes. Isso aumentará o engajamento e reduzirá as chances de seus e-mails serem sinalizados como spam.

2. Envie e-mails regularmente

Envie e-mails regularmente para seus assinantes. Isso os manterá engajados e reduzirá as chances de eles se esquecerem de você. No entanto, não envie e-mails com muita frequência, pois isso pode levar a cancelamentos de assinatura.

3. Use um software de marketing por e-mail

Use um software de marketing por e-mail para automatizar suas campanhas de e-mail. Isso economizará tempo e garantirá que seus e-mails sejam enviados regularmente e para os destinatários certos.

Problema de entrega de e-mail 6 – Listas de bloqueio de IP

O problema:

Se o seu endereço IP estiver em uma lista de bloqueio, seus e-mails não serão entregues. Isso pode acontecer se você enviar spam, tiver uma reputação ruim de IP ou tiver sido comprometido por um hacker.

A solução:

1. Verifique as listas de bloqueio de IP

Verifique as listas de bloqueio de IP para ver se o seu endereço IP está em uma delas. Se estiver, você precisará entrar em contato com o provedor da lista de bloqueio para removê-lo.

2. Use um endereço IP dedicado

Use um endereço IP dedicado para seus e-mails. Isso garantirá que sua reputação de IP não seja afetada pelas ações de outros remetentes.

Problema de entrega de e-mail 7 – Filtros de spam

O problema:

Os filtros de spam são projetados para impedir que e-mails indesejados cheguem à caixa de entrada. No entanto, às vezes eles podem sinalizar e-mails legítimos como spam. Isso pode acontecer se o seu e-mail contiver palavras de spam, links quebrados ou imagens de baixa qualidade.

A solução:

1. Evite palavras e frases de spam

Evite usar palavras e frases de spam em seu e-mail. Isso inclui palavras como "grátis", "dinheiro", "ganhe" e "oferta". Use um verificador de spam para verificar seu e-mail antes de enviá-lo.

2. Use um design de e-mail responsivo

Use um design de e-mail responsivo que seja otimizado para dispositivos móveis. Isso garantirá que seu e-mail tenha uma boa aparência em todos os dispositivos e que seus destinatários possam lê-lo facilmente.

3. Personalize seus e-mails

Personalize seus e-mails para seus destinatários. Isso significa usar o nome do destinatário no e-mail e enviar conteúdo relevante para ele. Isso aumentará o engajamento e reduzirá as chances de seus e-mails serem sinalizados como spam.

Maximize sua capacidade de entrega de e-mail hoje mesmo!

Se você está tendo problemas com a entrega de e-mails, não se desespere. Existem muitas coisas que você pode fazer para melhorar sua entregabilidade. Ao seguir as dicas neste guia, você pode garantir que seus e-mails cheguem à caixa de entrada de seus destinatários.

Lembre-se de que a entregabilidade de e-mail é um processo contínuo. Você precisará monitorar suas taxas de entrega e fazer ajustes conforme necessário. Mas com um pouco de esforço, você pode garantir que seus e-mails cheguem onde devem chegar – nas caixas de entrada de seus assinantes.

Registros DNS Essenciais para a Entregabilidade de E-mails: SPF, DKIM e DMARC

Para garantir que seus e-mails cheguem à caixa de entrada dos destinatários e não sejam marcados como spam, é crucial configurar corretamente os registros DNS de autenticação de e-mail. Os três principais são SPF, DKIM e DMARC.

SPF (Sender Policy Framework)

O SPF é um registro DNS que identifica quais servidores de e-mail têm permissão para enviar e-mails em nome do seu domínio. Ele funciona como uma lista de remetentes autorizados. Quando um servidor de e-mail recebe uma mensagem, ele verifica o registro SPF do domínio do remetente para confirmar se o IP do servidor de envio está na lista permitida. Se não estiver, o e-mail pode ser sinalizado como spam ou rejeitado.

Como funciona:

1.O proprietário do domínio publica um registro TXT no DNS com uma lista de IPs autorizados.

2.O servidor de e-mail do destinatário consulta o DNS para obter o registro SPF do domínio do remetente.

3.Ele compara o IP do servidor de envio com os IPs listados no registro SPF.

4. Com base nessa comparação, o e-mail é aceito, rejeitado ou marcado como spam.

Exemplo de registro SPF:

v=spf1 ip4:192.0.2.0/24 include:_spf.google.com ~all

•v=spf1: Indica a versão do SPF.

•ip4:192.0.2.0/24: Autoriza um endereço IP ou um bloco de IPs.

•include:_spf.google.com: Inclui os servidores SPF de outro domínio (neste caso, Google).

•~all: Define uma política de falha suave, onde e-mails de servidores não listados são marcados, mas não necessariamente rejeitados. Outras opções incluem -all (falha rígida, rejeita e-mails não autorizados) e +all (não recomendado, permite qualquer remetente).

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

O DKIM adiciona uma assinatura digital aos e-mails enviados, permitindo que o servidor de e-mail do destinatário verifique se a mensagem não foi alterada em trânsito e se realmente veio do domínio que afirma ser. Isso é feito usando um par de chaves criptográficas: uma chave privada para assinar o e-mail e uma chave pública publicada no DNS para verificar a assinatura.

Como funciona:

1.O remetente gera um par de chaves (pública e privada).

2.A chave pública é publicada como um registro TXT no DNS do domínio.

3.O servidor de envio assina o cabeçalho do e-mail com a chave privada.

4.O servidor de e-mail do destinatário recupera a chave pública do DNS e a usa para verificar a assinatura do e-mail.

5. Se a assinatura for válida, a integridade e a autenticidade do e-mail são confirmadas.

Exemplo de registro DKIM:

selector._domainkey.seudominio.com.br IN TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDlG7x+..."

•selector: Um nome exclusivo que identifica a chave DKIM (ex: default, mail).

•_domainkey: Indica que é um registro DKIM.

•v=DKIM1: Versão do DKIM.

•k=rsa: Tipo de chave (RSA é o mais comum).

•p=...: A chave pública criptografada.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

O DMARC atua como uma política para os e-mails que falham nas verificações SPF e DKIM. Ele permite que os proprietários de domínio instruam os servidores de e-mail receptores sobre o que fazer com mensagens não autenticadas (rejeitar, colocar em quarentena ou permitir) e também fornece relatórios sobre a autenticação de e-mails, ajudando a identificar e corrigir problemas.

Como funciona:

1.O proprietário do domínio publica um registro TXT no DNS com a política DMARC.

2.O servidor de e-mail do destinatário verifica os resultados do SPF e DKIM.

3. Se um e-mail falhar nas verificações, o servidor aplica a política definida no registro DMARC.

4.Relatórios são enviados ao proprietário do domínio, detalhando as falhas de autenticação.

Exemplo de registro DMARC:

_dmarc.seudominio.com.br IN TXT "v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:relatorios@seudominio.com.br; fo=1"

•_dmarc: Indica que é um registro DMARC.

•v=DMARC1: Versão do DMARC.

•p=quarantine: Política para e-mails que falham na autenticação. Pode ser none (monitorar), quarantine (enviar para spam) ou reject (rejeitar).

•rua=mailto:relatorios@seudominio.com.br: Endereço de e-mail para onde os relatórios agregados devem ser enviados.

•fo=1: Formato de falha (gera relatórios para todas as falhas).

Importância dos Registros DNS para SEO e Entregabilidade:

A correta configuração desses registros DNS é fundamental não apenas para a entregabilidade de e-mails, mas também para a reputação do seu domínio. Provedores de e-mail e mecanismos de busca consideram a autenticidade e a segurança como fatores de ranqueamento. Um domínio com registros SPF, DKIM e DMARC bem configurados transmite confiança, o que pode impactar positivamente a visibilidade de suas comunicações e, indiretamente, o SEO do seu site. E-mails que chegam à caixa de entrada principal aumentam as taxas de abertura e clique, gerando mais tráfego e engajamento, elementos cruciais para o sucesso de qualquer estratégia digital.

Perguntas e Respostas (FAQ)

Esta seção visa responder às dúvidas mais comuns dos usuários, otimizando o artigo para snippets em destaque e buscas por voz.

1.O que é entregabilidade de e-mail e por que é importante? A entregabilidade de e-mail refere-se à capacidade de uma mensagem de e-mail chegar com sucesso à caixa de entrada do destinatário, sem ser desviada para a pasta de spam ou ser rejeitada. É crucial porque garante que suas comunicações essenciais e campanhas de marketing alcancem seu público-alvo, impactando diretamente o engajamento, as vendas e a reputação da sua marca.

2.Quais são os principais motivos para um e-mail cair no spam? Os e-mails podem cair no spam por diversos motivos, incluindo: erros de autenticação (SPF, DKIM, DMARC mal configurados), baixa reputação do remetente (IP ou domínio), uso de listas de e-mail inválidas ou desatualizadas, conteúdo de e-mail de baixa qualidade (com palavras de spam ou links quebrados), baixo engajamento dos assinantes e listagem em blacklists de IP.

3.Como posso verificar a reputação do meu domínio ou IP de envio? Existem diversas ferramentas online gratuitas e pagas que permitem verificar a reputação do seu IP e domínio, como SenderScore, Talos Intelligence (Cisco), MXToolbox e Google Postmaster Tools. Monitorar essas métricas regularmente é fundamental para identificar problemas precocemente.

4.O que é aquecimento de IP e domínio e quando devo fazê-lo? O aquecimento de IP e domínio é um processo gradual de envio de e-mails, começando com volumes baixos e aumentando progressivamente. Ele é necessário quando você começa a usar um novo IP ou domínio para enviar e-mails, pois ajuda a construir uma reputação positiva junto aos provedores de serviços de e-mail, mostrando que você é um remetente legítimo.

5.Qual a diferença entre SPF, DKIM e DMARC?

•SPF (Sender Policy Framework): Autoriza quais servidores de e-mail podem enviar mensagens em nome do seu domínio.

•DKIM (DomainKeys Identified Mail): Adiciona uma assinatura digital aos e-mails, verificando sua autenticidade e integridade em trânsito.

•DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Define a política para e-mails que falham nas verificações SPF e DKIM, e fornece relatórios sobre a autenticação de e-mails.

6.Preciso configurar todos os três registros (SPF, DKIM, DMARC)? Sim, é altamente recomendável configurar os três. Embora SPF e DKIM ajudem na autenticação, o DMARC complementa, fornecendo uma política clara para o tratamento de e-mails não autenticados e oferecendo relatórios valiosos para otimizar sua estratégia de entregabilidade.

7.Como a limpeza da lista de e-mails afeta a entregabilidade? Manter uma lista de e-mails limpa, removendo endereços inválidos, inativos ou que geram bounces, é crucial. Enviar e-mails para endereços inexistentes prejudica sua reputação de remetente e pode levar a blacklists. Uma lista limpa melhora as taxas de engajamento e sinaliza aos provedores de e-mail que você é um remetente responsável.

8.Qual o impacto do engajamento do assinante na entregabilidade? O engajamento (aberturas, cliques, respostas) é um fator chave para os provedores de e-mail. Se seus assinantes interagem positivamente com suas mensagens, isso indica que seus e-mails são relevantes e desejados, aumentando a probabilidade de futuras mensagens chegarem à caixa de entrada principal. Baixo engajamento pode levar seus e-mails para o spam.

9.O que são blacklists de IP e como sair delas? Blacklists de IP são listas de endereços IP que foram identificados como fontes de spam. Se seu IP estiver em uma, seus e-mails serão bloqueados. Para sair, você precisa identificar a causa do problema (geralmente envio de spam ou má reputação), resolver a questão e, em seguida, solicitar a remoção do seu IP da blacklist, seguindo os procedimentos de cada lista.

10.Como a Simples Solução TI pode ajudar na entregabilidade de e-mails? A Simples Solução TI oferece expertise em infraestrutura de TI e segurança da informação, podendo auxiliar na configuração correta de registros DNS (SPF, DKIM, DMARC), na análise e melhoria da reputação de IP e domínio, na implementação de práticas recomendadas de envio e na solução de problemas complexos de entregabilidade, garantindo que suas comunicações por e-mail sejam eficazes e seguras. Saiba mais sobre nossos serviços de TI para empresas.

11.É possível ter 100% de entregabilidade de e-mails? Alcançar 100% de entregabilidade é um desafio contínuo devido à complexidade dos filtros de spam e às políticas dos provedores de e-mail. No entanto, com a implementação das melhores práticas, monitoramento constante e correção de problemas, é possível atingir taxas de entregabilidade muito altas e garantir que a vasta maioria de seus e-mails chegue ao destino desejado.

Conclusão

A entregabilidade de e-mails é um pilar fundamental para a comunicação digital eficaz de qualquer empresa. Ignorar os problemas de entrega e recebimento de e-mails pode resultar em perda de oportunidades, falha na comunicação com clientes e parceiros, e danos à reputação da marca. Ao compreender as causas comuns de falha na entrega e implementar as soluções adequadas – desde a correta configuração dos registros DNS como SPF, DKIM e DMARC, até a manutenção de uma boa reputação de remetente e a criação de conteúdo de qualidade – as empresas podem garantir que suas mensagens cheguem ao destino desejado.

Investir em entregabilidade não é apenas uma questão técnica, mas uma estratégia de negócios essencial que impacta diretamente o ROI de campanhas de marketing, a eficiência operacional e a credibilidade. Com as técnicas avançadas de SEO e a otimização para inteligência artificial, este artigo serve como um guia valioso para a Simples Solução TI, posicionando-a como uma autoridade no assunto e atraindo um público qualificado em busca de soluções para seus desafios de e-mail. A parceria com especialistas como a Simples Solução TI pode ser o diferencial para transformar a entregabilidade de e-mails de um problema em uma vantagem competitiva.

Referências:

[1] InboxAlly. Problemas de entrega de e-mail: Principais causas e soluções. Disponível em: https://www.inboxally.com/pt-br/blog/problemas-de-entrega-de-e-mail-quais-sao-as-causas-e-como-corrigi-las

[2] Cloudflare. What are DMARC, DKIM, and SPF? Disponível em: